Maksuviivästykset, kassavirtaongelmat ja konkurssit: pienet ja keskisuuret yritykset ovat alttiimpia ja haavoittuvampia maksamattomien laskujen riskille, ja siksi ne ovat etulinjassa, kun vaikeuksia ilmenee. Kun tilauskanta supistuu, maksuajat pitenevät ja kassavirta on epävarma, on kiireesti saatava myyntisaamiset hallintaan. Seuraavassa on ohjeemme siitä, miten voit turvata kassavirtasi ja vahvistaa yrityksesi kestävyyttä.
Miksi myyntisaatavat ansaitsevat täyden huomiosi?
Pieniin ja keskisuuriin yrityksiin kohdistuu jatkuvia paineita: epävarma taloustilanne, sääntelypaineet, kassavirtaongelmat, hallinnollinen monimutkaisuus ja pidemmät maksuajat. Näin ollen saatavien hallinnasta on tulossa strateginen (jopa elintärkeä!) huolenaihe pienten yritysten taloushallinnossa.
Useimmissa tapauksissa myyntisaamiset jätetään kuitenkin liian usein huomiotta ja niitä hallinnoi edelleen suoraan yrityksen toimitusjohtaja. Ongelmana on, että pk-yritysten johtajat ovat sitoutuneita kaikkiin tehtäviin ja huonosti tai ei lainkaan varustettuja. Tilanne muuttuu nopeasti liian vaikeaksi, koska heillä ei ole riittävästi henkilöresursseja ja teknisiä resursseja. Tuloksena on aikaa vievä, huonosti optimoitu organisaatio ja heikentynyt kassavirta.
Maksujen tarkka seuranta, tehokas perintäkäytäntö ja asiakasriskien ennakointi voivat kuitenkin vaikuttaa ratkaisevasti. On olemassa yksinkertaisia keinoja, helppokäyttöisiä työkaluja ja hyväksi havaittuja ratkaisuja, joiden avulla voit saada saatavasi hallintaan ja muuttaa ne taloudellisen suorituskyvyn edistäjiksi.
1 - Ennakoi kassavirta
Osana kaupankäyntiä myönnät maksuehtoja kumppaneillesi päivittäin. Näin asiakkaasi saavat lyhytaikaista rahoitusta ilman pankin tai rahoituslaitoksen mukanaoloa. Ongelma: tämä yleinen käytäntö altistaa yrityksesi väistämättä maksujen laiminlyönnin riskille.
Pienet yritykset toimivat haastavassa ympäristössä, jota leimaavat sekä taloudelliset vaikeudet että rakenteelliset heikkoudet. Tilanteessa, jossa maksuviivästykset ja kysynnän lasku heikentävät kassavirtaa, on tärkeää, että sinulla on selkeä kuva rahavirroistasi. Näin voit kohdentaa mahdolliset rahoitustarpeet, neuvotella kumppaneidesi kanssa hyvissä ajoin, mitata käyttöpääomatarpeesi, välttää epämiellyttävät yllätykset ja tehdä tietoon perustuvia päätöksiä.
Voit hallita myyntisaamisia päivittäin käyttämällä yksinkertaista, säännöllisesti päivitettävää koostetta. Tämän työkalun avulla voit tarkastella odotettavissa olevia kassatuloja ja -menoja sekä tunnistaa riskijaksot. Lisäksi helppokäyttöiset digitaaliset työkalut (Excel, hallintaohjelmistot, pankkialustat) mahdollistavat tämän seurannan automatisoinnin.
Tämä päivittäinen seuranta on olennainen johtamistapa, joka voi olla enemmän kuin riittävä turvaamaan kassavirtasi ja hallitsemaan yritystäsi entistä rauhallisemmin sekä ennakoimaan ennakoivammin kassavirtaongelmia.
2 - Nettokassavirta: taloudellinen kompassisi, jonka avulla pysyt oikeassa suunnassa
Laske nettokassavirta säännöllisesti, jotta voit arvioida yrityksen taloudellisen terveyden. Se on käytettävissä olevien varojen (käteisenä tai pankkitalletuksina) ja lyhytaikaisten velkojen erotus. Toisin sanoen se kertoo, pystytkö täyttämään välittömät sitoumuksesi. Positiivinen nettokassavirta antaa sinulle joustavuutta selviytyä lyhyen aikavälin odottamattomista tapahtumista.
Sitä vastoin nollan tai negatiivisen nettokassavirran pitäisi soittaa hälytyskelloja. Se korostaa välitöntä riskiä, asioiden tukkeutumista tai jopa maksukyvyttömyyttä. Silloin on kiireesti ryhdyttävä toimiin: etsittävä velallisia maksujen nopeuttamiseksi, neuvoteltava tavarantoimittajien kanssa, vähennettävä varastoja tai mukautettava tiettyjä menoja.
Tämä yksinkertainen mutta tärkeä laskelma on tehokas liiketoiminnan päätöksenteon väline. Se auttaa sinua jatkamaan liiketoimintasi kasvattamista ja samalla välttämään riippuvuutta lyhytaikaisesta rahoituksesta (pankkiluotot, toimittajaluotot, perintä) ja turvaamaan investointihankkeesi.
3 - Jos haluat laskuttaa nopeasti, laskuta hyvin
Selkeä ja hyvin määritelty laskutusprosessi on ensimmäinen este maksuviivästyksiä vastaan. Kuka on vastuussa laskutuksesta? Milloin laskut on laadittava? Miten ne olisi laadittava? Jokaiseen näistä kysymyksistä on oltava selkeä vastaus organisaatiossasi. Lasku, joka lähetetään nopeasti, sisältää oikeat tiedot oikeassa paikassa ja on säännösten mukainen, maksetaan todennäköisemmin ajallaan!
Järjestäytynyt ja täsmällinen laskutus vähentää merkittävästi keskimääräistä perintäviivettä (DSO - Days Sales Outstanding). Mitä lyhyempi tämä aika on, sitä terveempi on kassavirtasi. Laskutusprosessien jäsentäminen mahdollistaa myös riitojen rajoittamisen, asiakassuhteiden parantamisen sekä yrityksesi asiantuntemuksen ja maineen vahvistamisen. Se on yksinkertainen mutta erittäin tehokas keino. Lisäksi laskutuksen automatisointi digitaalisten ratkaisujen avulla (toiminnanohjausjärjestelmä, hallintaohjelmistot) säästää aikaa ja tekee laskutus- ja perintäprosessista luotettavamman. Muista myös sisällyttää pakolliset lakisääteiset ilmoitukset ja maksuehtosi sekä perustaa laskujen systemaattinen seurantajärjestelmä.
4 - Seuraa asiakastasi: ryhdy toimiin heti seuraavana päivänä!
Kun asiakkaasi saa maksumuistutuksen ensimmäisen eräpäivän jälkeisenä päivänä, hän saa sinulta selkeän viestin: seuraat saatavia tarkasti, olet valpas ja järjestelmällinen. Tämä kurinalaisuus on välttämätöntä, jotta maksuviivästykset eivät muuttuisi luottotappioiksi.
Kun kyse on maksamattomista saatavista, jokainen päivä on tärkeä. Mitä kauemmin odotat, sitä epätodennäköisemmin saat maksamattoman saatavasi perittyä. Nopea muistutus auttaa usein ratkaisemaan tilanteen, joka on yksinkertaisesti unohtunut tai unohdettu. Säännöllinen yhteydenpito velalliseen on aina tehokkaampaa kuin myöhäinen, virallinen muistutus. Se voi myös auttaa sinua tunnistamaan vaikeuksissa olevat asiakkaat ja pääsemään heidän kanssaan yhteisymmärrykseen!
Systematisoi muistutukset (sähköposti, puhelinsoitto, kirjattu kirje) ja käytä automaattisia muistutustyökaluja vapauttaaksesi itsesi tästä aikaa vievästä tehtävästä. Tärkeää: pidä kirjaa jokaisesta yhteydenpidosta, jotta voit perustella toimintasi riitatilanteessa.
5 - Maksuehdot: liittolaisesi maksuviivästyksiä vastaan
Aivan liian usein pk-yritykset laiminlyövät maksuehtojensa muotoilun, jolloin asiakkaat voivat hyödyntää epäselvyyttä tai asettaa omia ehtojaan. Myyntiehtojen selventäminen, ennakkomaksujen pyytäminen tai viivästyssakkojen asettaminen ovat kuitenkin helppoja tapoja turvata kassavirta. Esimerkiksi päivittäistä myyntireskontraa (Daily Sales Outstanding period, DSO) voidaan pienentää huomattavasti neuvottelemalla lyhyemmät maksuehdot ja pyytämällä vakuuksia tilauksen yhteydessä. Tämä rajoittaa asiakasriskiäsi ja säilyttää kassavirtasi.
Sopimusehtojen on oltava selkeät, helposti saatavilla ja niistä on tiedotettava järjestelmällisesti ennen myyntiä. Ne muodostavat suojaavan oikeudellisen kehyksen. Ennakkomaksujen avulla voit varmistaa osan liikevaihdostasi heti palvelun alusta alkaen. Maksuviivästyssakoilla on kaksoisvaikutus: ne toimivat pelotteena ja korvauksena. Vaikka niitä sovelletaankin harvoin, pelkkä maininta niistä kannustaa asiakkaita noudattamaan määräaikoja. Älä epäröi mainita niistä muistutuksissasi.
6 - Asiakasriski: havaitse heikot signaalit
Kaikkiin asiakkaisiisi ei liity samantasoisia riskejä. Joidenkin merkkien pitäisi kuitenkin varoittaa sinua: toistuvat viivästykset, epätavalliset pyynnöt, muutokset asenteissa tai toimintatavoissa kaupallisessa suhteessa... Tämän analyysin sisällyttäminen kaupalliseen prosessiin on ennaltaehkäisevä toimenpide.
Varustaudu maksamattomien laskujen ehkäisemiseen ja asiakasriskien analysointiin tarkoitetuilla välineillä, kuten luottovakuutuksella tai yritystietopalveluilla, joilla arvioidaan maksuhäiriöiden todennäköisyyttä. Näiden ratkaisujen avulla voit tutustua paremmin liikekumppaneihisi, mukauttaa maksuehtojasi heidän taloudelliseen tilanteeseensa ja rajoittaa riskiäsi. Tämä on hyvä tapa välttää huonoja maksajia ja keskittyä luotettavimpiin asiakkaisiin.
7 - Digitalisoi myyntisaamisesi kassavirran parantamiseksi.
Saatavien digitalisointi on yksi suurimmista haasteista, joita yritykset joutuvat tällä hetkellä kohtaamaan taloudellisen suorituskyvyn kannalta. Sähköinen laskutus, automaattiset hälytykset ja ajastetut muistutukset ovat kaikki välineitä, jotka säästävät aikaa, vähentävät virheitä ja lisäävät kassavirran näkyvyyttä ja helpottavat näin yrityksen kokonaishallintaa.
Käytännön hyötyjen lisäksi yritykset, jotka digitalisoivat asiakashallintonsa, parantavat perintäastettaan ja lyhentävät maksujen kotiutumisia. Saatavilla on monia erityisesti pk-yrityksille räätälöityjä ratkaisuja, kuten laskutusohjelmistoja, CRM-ohjelmistoja ja maksualustoja. Investointi on usein vaatimaton verrattuna saavutettuun tehokkuushyötyyn. Tärkeintä on valita työkalut, jotka ovat yksinkertaisia, yhteentoimivia ja tarpeisiisi räätälöityjä.
8 - Perintä: toimi nyt ennenkuin on liian myöhäistä!
Nykyisessä toimintaympäristössä maksuviivästysten uhka painaa raskaasti useimpia yrityksiä kaikkialla maailmassa. Maksukäyttäytyminen on heikkenemässä, yritykset joutuvat kohtaamaan yhä useammin maksuviivästyksiä, keskimääräiset maksuajat ovat pidentyneet ja konkurssit ovat huolestuttavasti lisääntyneet.
Pk-yrityksillä on paljon rajallisemmat taloudelliset resurssit selviytyä näistä myrskyisistä ajoista ja välttää maksuvalmiuskriisi. Paradoksaalista kyllä, vaikka useimmat pk-yritykset kertovat maksuviivästyten johtuvan asiakkaidensa rahoitusongelmista, vain harvat niistä turvautuvat perintään, jota pidetään aikaa vievänä, monimutkaisena ja kalliina eikä sen onnistumisesta ole takeita.
Maksuviivästys ei ole koskaan vähäpätöinen (tai kivuton), riippumatta siitä, kuinka suuresta summasta on kyse. Se voi heikentää vakavasti kassavirtaasi ja jopa uhata yrityksesi selviytymistä. Esimerkki: korvatakseen 5 000 euron maksamattoman laskun 10 prosentin katteella toimivan yrityksen on tuotettava 50 000 euroa lisää liikevaihtoa (jos nettokatteesi on 10 prosenttia). Kustannukset ovat siis paljon suuremmat kuin miltä ne näyttävät!
Mitä myöhemmin ryhdyt toimiin saatavan suhteen, sitä lähempänä maksamattoman saatavan perimättömyys on. Eräpäivää seuraavana päivänä on erittäin tärkeää seurata tilannetta, ottaa yhteyttä velalliseen ja käynnistää selkeä menettely. Usein juuri ensimmäisten päivien aikana on helpointa päästä sovintoratkaisuun (ja noudattaa sitä!).
9 - Älä yritä selviytyä maksamattomista laskuista yksin.
Jopa pienille yrityksille on olemassa ulkoisia ratkaisuja, joilla suojaudutaan maksamattomilta laskuilta ja taataan saatavien maksaminen ongelmatilanteissa. Luottovakuutus, factoring, perintätoimistot: päättäjät käyttävät näitä ratkaisuja liian vähän, mikä johtuu usein tiedon puutteesta tai monimutkaisuuden pelosta.
Tehokas asiakasriskien hallinnan väline, luottovakuutus turvaa asiakassaatavasi maksujen laiminlyönnin riskiltä. Se suojaa sinua maksamattomilta laskuilta takaamalla tietyin ehdoin saatavien maksun maksuhäiriötilanteessa. Se auttaa sinua kehittämään liiketoimintaasi ennakoimalla maksulaiminlyöntejä ja delegoimalla perinnän vahingonkorvaustapauksessa. Esimerkkinä luottovakuutus, kaiken kattava ratkaisu pienille ja keskisuurille yrityksille.
Liian usein unohdetaan, että velkojen perintä voi tehdä eron yrityksesi selviytymisen ja kasvun välillä. Pk-yrityksille, joilla ei ole omia henkilöstö- tai taloudellisia resursseja, velkojen perinnän ulkoistaminen voi olla tehokas ja kannattava ratkaisu. Maksimoidaksesi mahdollisuutesi velkojen perinnän on oltava nopeaa, järjestelmällistä ja oikeasuhteista. Cofacen 200 perintäasiantuntijaa ja 250 juridista partneria voivat periä saatavasi 190 maassa: sinulla on mahdollisuus saada erääntyneet varat nopeammin ja säilyttää samalla suhteesi velallisasiakkaisiisi.
10 - Taloudellinen tietämys: investoi yrityksesi kestävyyteen.
Avainindikaattoreiden ymmärtäminen, taseen analysointi, maksuviiveiden ja maksamattomien laskujen todellisten vaikutusten hallitseminen, asiakas- tai toimittajariskien tunnistaminen: nämä kaikki ovat taitoja, joiden avulla voit johtaa yritystäsi itsenäisemmin ja pystyt paremmin ennakoimaan riskejä, jotta voit tehdä parhaat kaupalliset päätökset.
Kun sinulla on vankka talouskulttuuri, voit jäsentää prosessejasi paremmin, optimoida suorituskykyäsi digitaalisten päätöksentekovälineiden avulla ja toteuttaa tehokkaan strategian maksamattomien laskujen estämiseksi. Tämä koskee sekä pk-yritysten johtajia että heidän tiimejään, erityisesti niitä, jotka vastaavat laskutuksesta, asiakkaiden seurannasta ja kirjanpidosta.
Lyhyet koulutustilaisuudet, webinaarit tai esimerkiksi Cofacen tarjoama räätälöity tuki voivat auttaa sinua kehittämään todellista asiantuntemusta kaupallisista riskeistä. Jatkuva kouluttautuminen ja pysyminen ajan tasalla maailmantalouden tärkeimmistä suuntauksista sekä maa- ja alakohtaisista riskeistä on investointi yrityksesi pitkän aikavälin tulevaisuuteen.
- Tutustu kaikenkattavaan pk-yrityksen luottovakuutukseen
- Luottovakuutus, Yritystiedot, Perintä: ota yhteyttä asiantuntijoihimme nyt löytääksesi ratkaisun, joka parhaiten sopii tarpeisiisi!
