Tilikauden loppusuora lähestyy nopeasti, ja jokainen päivä on tärkeä, kun haluat nopeuttaa kassavirtaasi. Cofacen asiantuntijoiden neuvojen ja asiakkaidemme kokemusten avulla opit, miten voit kohdistaa toimet luottotappioihin, hallita vanhentuneita saatavia, mobilisoida tiimisi ja hyödyntää digitaalisia perintäratkaisuja suorituskykysi parantamiseksi ja kassavirran turvaamiseksi ennen 31. joulukuuta.
Miksi eräpäivien tasapaino on strateginen keino parantaa kassavirtaasi
Taloudellinen tilanne, jota leimaavat korkeat tappiot, jatkuvasti lisääntyvät maksuviivästykset ja kasvavat konkurssimäärät, pakottaa yritykset etsimään kiireellisesti ratkaisuja kassavirran suojaamiseksi ja asiakkaiden ja toimittajien kaupallisten riskien hallitsemiseksi tehokkaammin.
Nykyään 25 % yritysten konkurssista johtuu suoraan maksamattomista saatavista. Kun yritysten kassavirta on suoraan uhattuna, päätöksentekijöiden ensisijaisena tehtävänä on varmistaa, että yrityksellä on riittävät valmiudet periä saatavat ajallaan. Maksamattomien laskujen taustalla on kuitenkin usein keskeisen työkalun, eräpäiväseurannan, huono käyttö. Tämä työkalu tarjoaa selkeän ja dynaamisen kuvan tulevista kassavirroista ja sisältää yksityiskohtaiset tiedot asiakassaatavista, toimittajaveloista, erääntyvistä summista ja niiden eräpäivistä.
Liian usein pelkkänä kirjanpidon raportointitaulukkona käytetty ja taloudellisten tarkastusten yhteydessä ajoittain konsultoitava eräpäiväsaldo on itse asiassa todellinen barometri kassavirran vakaudesta ja siten yrityksen taloudellisesta terveydestä. Yhdellä silmäyksellä voit nähdä, mitkä asiakkaat ovat vaikeuksissa ja todennäköisesti aiheuttavat maksamattomia laskuja, sekä ennakoida, mitkä toimittajamaksut tulisi suorittaa ensisijaisesti.
Tarkistamalla eräpäiväsaldo viikoittain voit havaita lähes reaaliajassa joidenkin asiakkaiden maksujen viivästymisen lisääntymisen. Tämä näkymä on ratkaisevan tärkeää kassavirran tarpeiden ennakoimiseksi, oikeiden strategisten päätösten tekemiseksi ja velkojen perintätoimien tehokkaaksi hallinnoimiseksi. Tämän työkalun laiminlyönti tai väärinkäyttö voi siten heikentää liiketoimintaasi ja jopa uhata yrityksesi vakautta.
Eräpäiväsaldo on moottorin ydin: jos rahaa ei tule odotetusti, se voi nopeasti johtaa yrityksen kassavirtaongelmiin, jolloin yritys joutuu suuriin vaikeuksiin täyttääkseen omat sitoumuksensa toimittajilleen. Tätä kutsumme dominoefektiksi!
Nathalie Paris, Claims and Debt Collection Director, Coface France, Europe and West Africa.
Eräpäiväsaldo ja luottotappiot: mihin sinun tulisi kiinnittää huomiota
Vanhojen saatavien siivoaminen vaatii tiukkaa metodologiaa ja selkeästi määriteltyjä prosesseja. Kyse ei ole vain viivästysten tunnistamisesta, vaan niiden syiden ja vaikutusten ymmärtämisestä yrityksen taloudelliseen tilanteeseen.
Ensimmäinen askel on varmistaa, että jokainen kirjattu saatava on todellinen ja erääntynyt, ja että sitä tukevat asiakirjat ovat olemassa: laskut, toimituskuitit, todisteet suoritetuista palveluista, kirjeet ja sähköpostit. Tarkista, onko saatavissa riitaisuuksia, laskutusvirheitä tai kaksoiskappaleita ja jäljitä kaikki poikkeamat: yksityiskohdat ovat tärkeitä. Asiakastapausesimerkki havainnollistaa tätä todellisuutta: eräs yritys löysi lähes miljoonan euron edestä maksamattomia velkoja... yksinkertaisesti laskutusvirheen vuoksi! Säännöllinen saatavien seuranta olisi mahdollistanut tämän poikkeaman nopean korjaamisen.
Kun saatavat on vahvistettu, priorisoi perintätoimintasi. Toisin kuin yleisesti uskotaan tehokkain tapa on hoitaa ensin vanhimmat ja suurimmat saamiset, jotka rasittavat eniten kassavirtaasi, luokittelemalla saamiset kolmeen luokkaan:
- Eräpäivä+30
- Eräpäivä+60
- Eräpäivä+90
Jos huomaat, että yli 90 päivää erääntyneitä saatavia on huomattava määrä, on tarpeen laatia toimintasuunnitelma. Jos nämä saatavat edustavat yli 10 % erääntyneistä saatavista, sinun on toimittava nopeasti. Ja jos ne ylittävät 15 %, on kiireellistä hankkia ratkaisut saatavien perintään ja suojautumiseen maksamattomilta saatavilta.
- Rachid Aoulad Hadj, Debt Collection Services Sales Director, Coface France, Europe and West Africa.
Eräpäiväsaldon seurannan on perustuttava selkeisiin varoitussignaaleihin, joiden avulla voit toimia nopeasti:
- perintäasteen heikkeneminen,
- kontaktihenkilöiden vaihtuvuus,
- maksusuunnitelmista neuvottelu,
- vaatimuksiisi ja muistutuksiisi reagoimattomuus,
- reklamaatioiden lisääntyminen.
Näitä "laadullisia" signaaleja on täydennettävä "määrällisillä" signaaleilla, joita seurataan hallintapaneeleilla ja indikaattoreilla, kuten DSO:lla (saatavien kiertoaika) tai CEI (perinnän tehokkuusindeksi), jotka mittaavat todellisia perintäkykyjäsi. Jos CEI, yleensä noin 90%, laskee viikottaisissa tai kuukausittaisissa raporteissa, on tämä katsottava vahvaksi varoitussignaaliksi. Kun näitä indikaattoreita seurataan huolellisesti, voit ennakoida vaikeuksia, mukauttaa maksuehtojasi joustavasti, järjestää perintätoimenpiteitä tai valita luottovakuutusratkaisun.
Varhaiset muistutukset, järjestelmällisyys ja yhteinen sitoutuminen: nopeita voittoja toteutuksessa
Kassavirran nopeuttamiseksi on erityisen tehokasta ottaa käyttöön ennaltaehkäisevä muistutusjärjestelmä. Näiden muistutustoimien tuotto riippuu kuitenkin organisaatiostasi: järjestelmän on perustuttava selkeisiin prosesseihin, jotka ovat kaikkien yrityksen työntekijöiden tiedossa (ja joita kaikki noudattavat!). Ennen eräpäivää lähetettävät ennakkomuistutukset auttavat havaitsemaan mahdolliset riidat varhaisessa vaiheessa, tehostamaan kassavirtaa ja välttämään vuoden lopun ruuhkatilanteita.
Yleisesti ottaen kannattaa valita kunkin asiakkaan profiiliin räätälöidyt aikataulutetut muistutukset: pieni osa asiakkaista arvostaa muistutusta ennen eräpäivää, mutta suuri osa ei. Paradoksaalista on, että ne, jotka vastustavat ennaltaehkäiseviä muistutuksia, ovat yleensä niitä, jotka maksavat laskunsa ajallaan. Tämä räätälöity lähestymistapa antaa sinulle mahdollisuuden muokata muistutusprosessiasi varmistaaksesi kassavirran ja säilyttääksesi kaupalliset suhteesi. Siksi on tärkeää kirjata maksamattomien laskujen syyt (hintaongelmat, puuttuvat tuotteet, toimitusvirheet jne.) voidaksesi kohdentaa korjaavat toimet paremmin, mutta myös mobilisoida muut yrityksesi osastot kaupallisten riitojen ratkaisemiseen.
Perintätoimintanne menestys ei riipu pelkästään talousosastonne toiminnasta. Myynti-, asiakaspalvelu- ja jopa logistiikkatiimien osallistuminen on ratkaisevan tärkeää: jokainen voi omalla tasollaan asiakassuhteessa auttaa poistamaan maksujen esteitä.
Älä odota eräpäivää muistutuksen lähettämiseen ja riidan havaitsemiseen. Riidan ratkaiseminen voi kestää kuukausia tai jopa kauemmin.
"Seurantatoimenpiteiden ja maksamattomien saatavien kirjaamisjärjestelmän avulla voit paremmin luokitella ja siivota vanhentuneita saatavia ja esimerkiksi käynnistää sisäinen viestintäkampanja riidan nopeaksi ratkaisemiseksi, tavoitteena kotiuttaa saatavat mahdollisimman nopeasti." -
Farah Anezot, Credit Manager, JJA Group.
Digitaalinen perintä ja ulkoistaminen: keinoja suorituskyvyn optimointiin
Uusien teknologioiden tarjoama automaatio ja digitalisaatio muuttavat myyntisaamisten hallintaa. ERP, CRM, pisteytysratkaisut jne. Saatavien perintäekosysteemi kehittyy, ja digitaaliset työkalut ovat nykyään välttämättömiä apuvälineitä tietojen luotettavuuden varmistamisessa, toistuvien tehtävien automatisoinnissa ja yrityksen taloudellisen tilanteen tarkassa, 360 asteen näkymässä:
- ERP (Enterprise Resource Planning). Tämän järjestelmän avulla voit keskittää rahavirrat ja automatisoida muistutukset sekä lajitella saamiset automaattisesti ikänsä mukaan!
- CRM (Customer Relationship Management) on välttämätön kaupallisen kontekstin ymmärtämiseksi ennen asiakkaan yhteydenottoa;
- Pisteytysratkaisut auttavat sinua arvioimaan vastapuolten taloudellista tilannetta ja kohdentamaan toimet maksukykyisimpiin asiakkaisiin, jotta saat perittyä saatavat mahdollisimman tehokkaasti.
- Yhteistyötyökalut, kuten riidanratkaisualustat, helpottavat tiedonkulkua ja nopeuttavat ongelmien ratkaisua.
JJA Group, joka on äskettäin ottanut käyttöön MyDSO-digitaalisen perintätyökalun, on osoittanut, että velkojen perintäprosessin digitalisointi ja automatisointi parantavat tehokkuutta.
Tulokset puhuvat puolestaan: yritys on nostanut perintäasteensa 80 %:sta 90 %:iin (vain!) yhden vuoden aikana. Operatiivisen suorituskyvyn lisäksi nämä työkalut vapauttavat aikaa lisäarvoa tuottaviin toimiin ja parantavat asiakassuhteiden laatua.
Manuaalisiin tehtäviin käytetty aika voidaan nyt käyttää suhteiden rakentamiseen. Kehität paljon vahvemmat suhteet liikekumppaneihisi.
- Farah Anezot, Credit Manager, JJA Group.
Viimeisenä keinona saatavien perinnän siirtäminen asiantuntijalle ja ulkoistaminen voi olla viisas ratkaisu, kun sisäiset toimet ovat saavuttaneet rajansa, erityisesti suurten, monimutkaisten tai kansainvälisten saatavakantojen tapauksessa. Kolmannen osapuolen tunnustettu asiantuntemus vaikuttaa myös välittömästi velallisten psykologiaan.
Uskomalla perintä asiantuntijapalvelujen tarjoajalle, kuten Cofacelle, sinusta tulee jälleen ensisijainen velallisen maksupäätöksissä, samalla kun voit keskittyä edelleen omaan liiketoimintaasi.
- Rachid Aoulad Hadj, Debt Collection Sales Director, Coface France, Europe and West Africa.
Lopuksi, eräpäiväsaldon ennakoiva hallinta vahvistaa yrityksesi uskottavuutta rahoituskumppaneiden, kuten pankkien tai luottovakuutusyhtiöiden, silmissä, jolloin he ovat halukkaampia myöntämään sinulle rahoitusta tai vakuutuksia jopa kireinä aikoina.
Aloita toiminta nyt
Tilikauden loppu lähestyy nopeasti, ja jokainen päivä on tärkeä kassavirran turvaamisen kannalta. Älä anna vanhentuvien ja/tai vanhentuneiden saatavien hidastaa liiketoimintasi kasvua:
Ota meihin yhteyttä tilanteesi kartoittamiseksi ja tutustu luottovakuutus- ja perintäratkaisuihimme, jotka voidaan räätälöidä toimialasi ja maantieteellisen alueesi mukaan.
